平成24年度 第5回 役員会議録
2月23日(土) １０時～１2時 向上高校 会議室
1. 平成２４年度会計・活動報告、２５年度予算・活動計画について
・ 24年度の活動計画通り実施できた。
・ 会計も資料の通り3月に請求が来るものも見込んであげている。
・ 事業費３月８日の記載にミスがある。新入生胸花 桜枝付→卒業生胸花ユリに訂正。
・ 日付はお金が動いた日が記載されている。
・ ４月の会計監査までには正確な数字があげられる。25年度
・ ２５年度の予算は今年度を踏まえてたてている。
・ 活動計画も今年度をもとに計画している。役員会も今年度をもとに計画している。
・ 資料のこゆるぎ祭の日程に記載ミス。９月８、９日→９月７、８日に訂正。準備は６日朝からできる。
・ 新入用生胸花の請求が早くあれば３月中に、遅れてあれば４月に清算する。
2. 個人情報の取り扱いに関する契約書について
・ 前回の役員会で配布された契約書の案でほぼ良いと思う。訂正箇所としては「向上高等学校同窓会→向上高等学校こゆるぎ会」に、そして髙倉会長の名前で契約。
・ EPSからデータを移した後の、EPSのデータは破棄したという証明が必要。
3.こゆるぎ会会則改正について
・ 今年度で年度代表者の任期がきれる。５月の代表者会で話題になったことを、会則の変更も考えて報告することになっている。が・・・・・
① 会則の変更案と代表者再任の意思確認を同時に行う
② 意思確認を先に行い受けてもらえる人に会則の変更案を送る。確認の文章の中
で代表者会のことや会則変更のことにも触れる。”
の、２案から②に決定。
・ ３月末までに代表者に意思確認の葉書と文章を送る。文章は前回のものを手直し、葉書はそのまま使えるのではないか。
・ 会則は加藤さんの案と参考資料の確認をし、４月２０日に案を決定、代表者会（６月１日）の１か月前ぐらいには発送し、代表者会で審議してもらう。
・ 根本的に変更してもいい。
例えば会計を参考資料のように、４月１日～３月３１日→５月１日～４月３０日。
役員・代表者の任期を３年に、等々、４月２０日に持ち寄る。”
・ 予算・活動計画などは、現時点では役員会に決定権があるので、このまま活動し、６月１日に承認してもらい、会則改正に伴い決算の期日の変更等、順次変えていく。
4 .その他
・図書について
○ 本を増やすため、配布資料のようにここ数年学校からの予算が３～４００万円あったが、 来年度より図書予算が減額（およそ１５０万円）される。他校の図書室と比較し、２万冊が最低ラインなので、２万冊のなるまで４年間協力してほしい。
○ 明和会（保護者の会）からは毎年３０万円協力してもらっているが、来年度５０万円協力してもらえる。明和会と合わせて１００万円の図書費を協力してほしい。
○ ２万冊、４年間という期限があるので良いのではないか。
同窓会室を作りたいということもあるが、在校生にたいしても協力しているということを見せられて良いと思う。
○ １万５千円の会費について、保護者からいろいろ意見があったので良いのでは。
・後援会
○ こゆるぎ会からは、幹事に髙倉会長と加藤、成田両副会長がなっている。こゆるぎ会から役員が出ていないので、八巻さんに幹事に加わってもらい、来年の４月が役員の改正年なので、こゆるぎ会からの役員として八巻さんに役員会に出てもらう。幹事会は年１回、役員会は年４回。”
・ 役員
○ 役員の役割分担をしっかりさせ、グループごとの打ち合わせを頻繁に。
○ 役員の任期も２年。代表者会、会則変更など動き出してきたところなので、軌道に乗るまで役員の方々には頑張ってほしい。
