2022年11月5日 10:00～ 令和４年度 第５回 こゆるぎ会役員会が開催されました。
出席：髙倉、大矢、加藤、原、田本、後藤、八巻、村田、横山、佐藤、平井、中井
委任状：西山、須賀、渡辺
欠席：成田、仁科
議 題
（１）会報について
今年度の会報に関しては１０月３１日付で校了しました。プリンティングサービスがこの時期忙しいらしく手元に届くのが１１月中頃から下旬になるそうです。
今年度遅くなった理由としましたは８月中に業務多忙で動けず、９月の頭にAdobeの更新が切れてしまい、作業が中断してしまいました。その後キャノンと更新の手続きが遅くなってしまったこと、更新後の流れが例年と違ってしまったこと、１０月に入ってから本格的な作業になりました。すみません。
前回の役員会で業者委託した際に面レイアウトを横浜総合写真に委託という話がでましたがそれはできません。面レイアウトまでお願いする場合は業者側がこゆるぎ会の作業内容を確認、把握して、取材を行っていただき記事を作成することになります。横浜総合写真が新聞社ではないので現実的ではありません。
前回の見積もりは用紙代や印刷代が含まれていたので実質的な編集費用は“12.500円”になります。
横浜総合写真にお願いされた場合の具体的な作業に関しては今回渡辺がやった内容を一例で出します。
こんな感じのメールのやり取りを２０通以上しました。
渡辺が作業に入ったのは１０月以降なので佐藤さんが７割以上記事を作成後のやりとりです。
横浜総合写真に業者委託した場合でもこのやり取りは必須になります。
最後の修正、微調整は事務局側でやらなければいけませんが、例１であげたようにワードデータを役員で作っていただいたりしなければいけません。（これは佐藤さんに委託でも役員で作成可能です）
〇をつけたところは役員サイドで記事を作成しなければいけないところになります。
今年は会則の変更を入れましたが例年だとそこには退職した先生方を載せています。トップ記事の向上高校で起きた内容と退職した先生方に関しては事務局サイドでやりますが、それ以外の内容に関しては分担して４月～６月の役員会後に作成したいです。いずれは８面に戻すはずですが・・・
（２）卒業記念品について
向上高校が例年お願いしている高島屋がスプーンや鉛筆の作成業務から撤退すると連絡が来ました。鉛筆に関しては先日お願いしたばかりなので直近ではないですが、今年度の卒業記念品に関しては非常にまずい状況になりました。例年ですと１２月の中頃に発注していました。それを逆算すると業者の選定含め日程的に厳しいものになっています。
西山先生に助言をいただきまして、高島屋が業者委託をしているはずだからそこの業者に直接連絡を取ってお願いすれば例年通りで行けるのではないかと相談されました。高島屋のほうに問い合わせをしようと思っています。
ですが卒業記念品を見直すには良い機会とも思っています。具体的なものが思いつかなかったので今回は例がなく申し訳ないのですが贈り物として他の良いものがあればご相談できればと思い、議題に挙げさせていただきました。
スプーンの値段は一つ当たりの単価は約５００円になります。同等額を検討しております。
ちなみにスプーンになった経歴を確認した所、中々処分されないもの、ダメにならないものというところで決まったそうです。
ちなみに最初に思いついたのはボールペンの類なんですが明浄直賞などの副賞がボールペンになるため似てしまうと微妙かなと思っています。
向上高校からの卒業記念品は印鑑になっています。明和会の昨年度の卒業記念品はふくさでした。
良い案があれば是非お願いします。次回の役員会は２月になるので、そこから発注は厳しいので方向性をお願いします。期間的に間に合わない場合もありますが、業者も探さないといけないので相談をお願いします。最後は事務局が決めて会長の承諾をとって動くことになるとは思いますが知恵を貸してください。インターネット上で扱ってくれるところもありますが、ある程度信頼を置ける業者とやり取りをしないといけないとは思っています。
◆意見
高島屋の外相から、発注先の現場を聞く。
◆他の商品案
タオル（運動部の応援ができるような）、マグカップ、防災グッズなど
◆予算感
25万円くらい？※今年度の予算案から参照
⇒一旦は、今年度はスプーンで継続できれば。。。
（３）ホームカミングデーについて
前回保留にされていますが、開催時期をそろそろ決める必要があります。
９月実施であれば４月には案内状の作成になります。そうなると２月の役員会で呼ぶメンバー、先生を決めないといけないです。学校開催にするにしても学校に交渉をするので時期等の方向性だけでも決めていただきたいです。
⇒基本的には、やりたいという気持ち。
◆意見
・3月の卒業式や4月の入学式に来賓を呼ぶのかどうかの方針に合わせる必要あり？
その後の学校行事のやり方についてもある程度基準になる？
↓以下回答
直理校長
来賓を呼ぶか呼ばないかは「自修館」と合わせる。※1月の感染状況を鑑みて判断するのでまだわからない。
（４）その他
○向上成人式（仮称）について（現在の大学１年生を対象）
２０２４の１月か３月開催、２０２５の８月か１月か３月開催、２０２６の８月か１月開催で検討中です。個人的には２０２６の１月開催（大学４年時）にして近況報告の場とかにしたいんですけど、そうすると準備期間が就活忙しい時期になってしまうので悩み中です。２０２４開催にすると地域ごとの成人式と日程がかぶる気がしてます。
当日にやる内容を何かあればと出しましたが、何か良い案あるでしょうか？ホームカミングデー含め、そろそろパソナさんと相談する時期になるかと思ってます。
◆意見
1月や3月は卒業生の都合や向上高校の行事（入試・卒業式）関係で現実的に難しいと思う。
8月開催は、学校の夏休み中だが、同窓会のために場所を提供してもらえるのかどうか
↓以下、回答
直理先生
もしやるのであれば、日程を出す。
年間スケジュールは、8月までに概ね決まっている（2024年8月に開催するのであれば、2023年の８月までには学校側に提出する）
⇒2月の役員会議で大まかな枠組みを話しあう必要あり。
○HP委託に関して
前回の役員会で横浜総合写真に業者委託という話が出ていましたが、横浜総合写真のサーバーを使ってないので頼むのは現実的ではないと思っています。その際はHP編集も含めたHP業者の選定になるかと思います。
⇒
八巻
名簿システムの利用している以上、プリンティングサービスにノウハウがあるのであれば、委託してもよいのではと考えている。
昨今の情報漏洩等の観点から考えると、管理はプロに任せたほうが良いかと思う。
◆事務局で対応
【プリンティングサービスへの相談・見積もり】
システム管理・運用、コンテンツのアップロード
※コンテンツの原稿は役員が作成。
次回開催予定日 令和 ５年 ２月１８日（土） １０：００～ 会場 向上高校会議室A
